Sistem Informasi Manajemen Logistik

APLIKASI SIM DALAM BIDANG MATERIAL/LOGISTIK

PENDAHULUAN

Logistik merupakan seni dan ilmumengatur dan mengontrol arus barang, energi, informasi, dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia, dari sumber produksi ke pasar dengan tujuan mengoptimalkan penggunaan modal

 Manufaktur dan marketing akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik. Logistik juga mencakup integrasi informasi, transportasi, inventori, pergudangan, reverse logistics dan pemaketan.

Berdasarkan pengertian di atas, maka misi logistik adalah "mendapatkan barang yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan jumlah yang tepat, kondisi yang tepat, dengan biaya yang terjangkau, dengan tetap memberikan kontribusi profit bagi penyedia jasa logistik"

Karenanya, logistik selalu berkutat dalam menemukan keseimbangan untuk 2 hal yang amatlah sulit untuk disinergikan, yaitu menekan biaya serendah-rendahnya tetapi tetap menjaga tingkat kualitas jasa dan kepuasan konsumen.Dalam dunia bisnis yang selalu berubah, manajemen logistik yang baik merupakan sebuah keharusan.

ASAL USUL LOGISTIK

Kata logistik berasal dari bahasa Yunani logos (λόγος) yang berarti “rasio, kata, kalkulasi, alasan, pembicaraan, orasi”.Kata logistik memiliki asal kata dari Bahasa Perancis loger yaitu untuk menginapkan atau menyediakan.Kegunaan asalnya untuk menjelaskan ilmu dari pergerakan, suplai & perawatan dari pasukan militer di lapangan.Nantinya digunakan untuk mendeskripsikan manajemen arus barang di sebuah organisasi, dari barang mentah menjadi barang jadi.

Logistik adalah konsep yang dianggap berevolusi dari kebutuhan pihak militer untuk memenuhi persediaan mereka ketika mereka beranjak ke medan perang dari markas. Pada kekaisaran Yunani, Romawi dan Bizantium kuno, ada perwira militer dengan gelar ‘Logistikas’, yang bertanggung jawab atas distribusi dan pendanaan persediaan perang.

Oxford English Dictionary mendeskripsikan logistik sebagai "the branch of military science relating to procuring, maintaining and transporting materiel, personnel and facilities."Definisi lainya adalah "the time-related positioning of resources."Maka dari itu, logistik biasanya dilihat sebagai cabang umum dari ilmu teknik yang membuat "sistem manusia" bukan "sistem mesin".

SEJARAH LOGISTIK

Selama perang Troya Yunani mengirimkan 1200 kapal ke Troya.Untuk perang ini, bangsa Yunani tidak mampu membawa cukup makanan dan uang.Maka dari itu, mereka harus menanam makanan di Troya dan terus menerus melakukan penyerbuan kecil untuk mecari suplai.Karena masalah logistik ini, mereka tidak bisa melancarkan serangan yang menentukan dan signifikan untuk mengakhiri perlawanan bangsa Troya.Perang ini berlangsung selama sepuluh tahun.Sejarawan Yunani Thucydides (460-400 SM) menjelaskan isu ini dan menekankan pentingnya keberadaan atau ketiadaan logistik dalam peperangan.

Akan tetapi ada juga bukti-bukti yang menyatakan bahwa bangsa Yunani kala itu telah mengerti pentingnya logistik.Di antara kalimat-kalimat dalam epik karangan Homer ialah mengenai perisai baru milik Achilles. Pada pahatanya dijelaskan tentang kota Troya yang di kepuung, tetapi bukanya menyerang kamp-kamp milik bangsa Yunani, para pasukan Troya malah menyerang domba-domba milik bangsa Yunani, dan ini melambatkan laju pasukan Yunani. Bukan hanya orang Troya, pasukan Yunani juga dengan segala daya upaya berusaha menyelamatkan domba mereka mengingat betapa pentingya pasokan pangan bagi kelanjutan pengepungan mereka atas kota Troya.

Salah satu kampanye perang pertama di masa kuno ialah Perang Persia.Raja Persia Xerxes I pergi bertempur pada tahun 480 SM dengan membawa sekitar 100.000 pasukan bersamanya menuju beberapa kota-kota di Yunani. Karena pasukan Persia yang begitu banyak, pasokan logistik hanya bisa dilakukan melalui laut karena melalui jalan darat terlalu susah pada masa itu. Maka dari itu, pasukan Xerxes maju bertempur dengan dikawal oleh armada kapal perang dan kapal barang. Setelah kalah di pertempuran Salamis sang raja harus mundur karena dia mengkhawatirkan akan hilangnya koneksi antara rantai suplai dengan pasukanya di depan.

LOGISTIK MILITER

Dalam ilmu militer, menjaga agar jalur suplai sambil mengganggu jalur musuh amatlah krusial — Napoleon bahkan mengatakan logistik adalah faktor terpenting — dalam strategi militer, karena sebuah angkatan bersenjata tanpa sumber daya dan transportasi itu tidak berdaya. Kekalahan Inggris di Perang Kemerdekaan Amerika dan kekalahan Poros di medan Afrika Perang Dunia II semua disebabkan oleh kegagalan logistik. Pemimpin bersejarah speerti Hannibal Barca, Alexander the Great, dan Duke Wellington dianggap sebagai jenius dalam logistik.

ILS (Integrated Logistics Support) adalah disiplin yang digunakan oleh tentara/militer untuk memastikan sistem pendukung yang kuat dengan layanan perbekalan (logistik) konsep pemikirannya adalah biaya terendah dan sesuai dengan kebutuhan, handal, persediaan yang mencukupi, maintainability dan lain-lain sebagai persyaratan yang ditetapkan untuk itu.

Dalam logistik militer, perwira logistik mengatur bagaimana dan kapan memindahkan sumber daya ke tempat dimana mereka dibutuhkan. Manajemen rantai suplai di logistik militer biasanya bersinggungan dengan variabel-variabel tertentu untuk memprediksi biaya, penurunan kualitas, konsumsi dan permintaan masa depan. Pengelompokan kategori AD AS yaitu klasifikasi suplai dikembangkan sedemikian rupa sehingga suplai dengan kategori konsumsi yang mirip dikelompokan menjadi grup-grup tersendiri untuk kegunaan perencanaan lebih lanjut. Contohnya, konsumsi pada masa damai untuk amunisi dan bahan bakar akan lebih sedikit dibandingkan pada masa peperangan, dimana suplai lainya seperti makanan dan baju memiliki rasio konsumsi yang konstan tanpa menghiraukan perang maupun damai. Pasukan akan selalu membutuhkan seragam dan makanan, lebih banyak pasukan berarti kebutuhan makanan dan seragam akan lebih banyak.

MANAJEMEN LOGISTIK

Manajemen logistik merupakan bagian dari proses supply chain yang berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan keefisienan dan keefektifan penyimpanan dan aliran barang, pelayanan dan informasi terkait dari titik permulaan (point of origin) hingga titik konsumsi (point of consumption) dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan.

Sistem Informasi Manajemen

Menurut Davis (1984:3):

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang terintegrasi antara manusia dan mesin yang mampu memberikan informasi sedemikian rupa untuk menunjang jalannya operasi, jalannya manajemen dan fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi.Sistem tersebut menggunakan perangkat keras dan lunak (software dan hardware), prosedur manual, model-model untuk analisa, perencanaan dan pengambilan keputusan juga database.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen Logistik adalah sistem informasi yang terpadu antara manusia dan komputer dan berfungsi dalam pengelolaan persediaan dalam tujuan menyediakan informasi untuk analisa, perencanaan, operasional, dan pengendalian, dalam mendukung pengambilan keputusan manajemen dalam sebuah organisasi.

1.Sistem Informasi

Data adalah fakta-fakta yang terkumpul dari suatu pengamatan atau pengukuran, sedangkan informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang penuh arti bagi pemakai dan memiliki arti riil dalam tindakan-tindakan saat ini dan yang akan datang dalam pengambilan keputusan. Hubungan antara data dan informasi adalah seperti bahan mentah dan barang jadi.

Selanjutnya, informasi hanya akan memiliki nilai sepanjang dia mempengaruhi proses pengambilan keputusan dan hasilnya lebih baik dibandingkan dengan pengambilan keputusan tanpa informasi tersebut. Agar dapat berguna bagi proses pengambilan keputusan, maka informasi tersebut harus aktual, tersedia tepat waktu dan tepat guna.

Jadi sistem informasi adalah suatu sistem yang berfungsi untuk memproses data menajdi informasi.Lebih tepatnya adalah bahwa sistem informasi memproses data yang belum siap dugunakan menjadi bentuk yang siap digunakan berupa informasi untuk pemakai yang bersangkutan.Semua sistem informasi memiliki 3 kegunaan utama yaitu: menghimpun data sebagai masukan, kemudian memproses dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, up-dating dan lain-lain, serta memperoleh informasi sebagai outputnya.

2.Unsur-unsur sistem informasi, antara lain meliputi:

A. Sistem informasi pemroses transaksi

Merupakan sistem pengolah data yang tugas utamanya adalah sistem pemroses transaksi pada tingkat operasional, dapat mempunyai input yang berasal dari luar (eksternal) maupun dari dalam.

B. Sistem informasi untuk manajer

Sistem ini diciptakan untuk membangkitkan informasi yang dapat digunakan bagi manajer untuk mengendalikan operasi, startegi, perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka pendek, pengendalian manajemen dan pemecahan masalah khusus.Dalam sistemyang komputeris, program secara terus-menerus memantau transaksi yang diproses atau yang baru digunakan untuk pengidentifikasian dan secara otomatis melaporkan lingkungan manajemen yang perlu mendapat perhatian manajer.Dengan bantuan sistem ini, manajer dapat dengan mudah mengendalikan operasional perusahaan/organisasi dan manajer dapat mengambil keputusan bisnis dengan cepat dan tepat karena manajer tersebut memperoleh informasiyang aktual.

C. Sistem informasi intelijen

Merupakan sistem pendukung manajerial untuk penyusunan perencanaan jangka panjang dan penganggaran operasi.Sistem ini bertugas mencari dan menganalisa informasi tentang lingkungan sosial, politik, hukum, peraturan perundang-undangan dan ekonomi.Dari suatu negara/lebih, di samping juga untuk mengetahui tentang kesehatan dan prospek industri dari perusahaan dimana perusahaan yang bersangkutan berada.Di dalamnya juga berisi informasi tentang para pesaingnya. Sistem ini akan memberikan informasi perencanaan dan akan mengurangi jumlah waktu yang harus dihabiskan manajer untuk mengumpulkan informasi perencanaan sehingga manajer akan mempunyai waktu yang lebih banyak untuk melakukan tugas-tugas lainnya.

D. Sistem pendukung keputusan

Suatu sistem informasi yang dirancang untuk mendukung manajer dalam mengambil keputusan manajemen/organisasi.Oleh sebab itu sistem ini cenderung dirancang untuk melayani manajer dalam tingkat menengah (madya) maupunyang senior.Secar a khusus, sistem ini menggunakan model. Model adalah serangkaian program, biasanya berisi persamaan matematik, yang menggambarkan masalah.tugas manajemen khusus. Dengan sedikit mengubah model atau data yang dimasukkan, maka manajer akan dapat menyelesaikan masalahnya.

MANAJEMEN LOGISTIK TERPADU

Manajemen Logistik Terpadu merupakan suatu kegiatan manajemen logistik yang meliputi 2 bidang yang berkaitan, yaitu: bidang organisasi logistik dan bidang koordinasi logistik.

1.      Bidang Operasi Logistik, merupakan kegiatan-kegiatan yang bersifat fisik.

Manajemen distribusi fisik menyangkut masalah pengangkutan produk kepada langganan.Dalam distribusi fisik, langganan dipandang sebagai pemberhentian terakhir dalam saluran pemasaran.Manajemen material adalah menyangkut perolehan (procurement) dan pengangkutan material, suku cadang dan atau persediaan barang jadidari tempat pembelian ke tempat pembuatan/perakitan gudang atau toko pengecer.

Proses transfer internal adalah mengenai pengawasan terhadap komponen-komponen setengah jadi pada waktu ia mengalir diantara tahap-tahap manufacturing dan pengangkutan awaldari produk jadi ke gudang atau ke saluran pengecer.

2.      Bidang Koordinasi Logistik, yang menyangkut pada kegiatan-kegiatan komunikasi dan perencanaan.

Bidang ini meliputi identifikasi kebutuhan pergerakan dan penetapan rencana untuk memadukan seluruh operasi logistik, antara lain:

a.       Peramalan (forecasting)

b.      Pengolahan pesanan (order processing)

c.       Perencanaan operasi

d.      Perencanaan kebutuhan material (procurement)

HUBUNGAN FUNGSI-FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM LOGISTIK

Sistem informasi manajemen merupakan sistem operasional yang melaksanakan berbagai ragam fungsi untuk menghasilkan output yang berguna bagi pelaksana operasi dan manajemen organisasi yang bersangkutan.

Output dari sistem informasi adalah:

1. Dokumen transaksi, seperti faktur penjualan, bukti pembayaran gaji, rekening langganan dan pesanan pembelian.

2.  Laporan yang direncanakan sebelumnya, isi dan bentuknya telah direncanakan terlebih dahulu, seeperti laporan penjualan, persediaan, dan arus dana.

3.  Laporan dan jawaban atas pertanyaan yang sifatnya sementara, terjadi pada waktu yang tidak teratur dan memerlukan data atau analisis yang tidak direncanakan lebih dahulu.

4.  Dialog manusia/mesin, merupakan suatu cara dimana seorang pemakai dapat berinteraksi dengan suatu model untuk memperoleh suatu pemecahanyang memuaskan. Model yang dimaksud seperti model perencanaan pabrik, model analisis penanaman modal, dsb.

Tujuan daripada sistem informasi adalah di desain untuk menyediakan informasi bagi tiap unit fungsional.

Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen adalah:

1.  Pengendalian operasional, suatu proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.

2.  Pengendalian manajemen, diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba, dan untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional dan mengalokasikan sumber daya.

3.  Perencanaan strategik, mengembangkan strategi sebagai sarana organisasi untuk mencapai tujuan.

Fungsi Logistik meliputi kegiatan seperti pembelian, penerimaan, persediaan, dan distribusi. Maka struktur informasinya meliputi:

1.  Transaksi yang harus diolah mencakup permintaan pembelian, pesanan pembelian, pesanan produksi, laporan penerimaan, tanda sediaan, permintaan pengangkutan, dan dokumen pengangkutan.

2.  Pengendalian operasional, menggunakan informasi yang ada dalam daftar dan laporan seperti pembelian yang terdahulu, delivery terdahulu, barang tidak ada dalam persediaan, barang yang berlebihan, laporan perputaran persediaan, ikhtisar prestasi penjualan, dan analisa prestasi pengangkutan.

3.  Informasi Pengandalian Informasi untuk logistik terdiri dari perbandingan antara tingkatan persediaan yang direncanakan dengan aktual, harga pembelian barang, perputaran dan sebagainya.

4.  Perencanaan strategik melibatkan analisis distribusi baru, kebijaksanaan baru berkaitan dengan penjualan, dan strategi make or buy. Informasi mengenai teknologi baru, alternatif distribusi, dan sebagainya, menjadi diperlukan.

Teknologi komputer yang merupakan pendukung daripada sistem informasi sangatlah cepat mengalami perubahan dan sebaliknya tidak didukung oleh perkembangan dari konsep sistem informasi itu sendiri yang cenderung berkembang lamban.Hal ini disebabkan perubahan kapasitas dan biaya perangkat keras dan lunak yang dipakai oleh sistem.

Ditekankan bahwa identifikasi kebutuhan informasi barulah kemudian menetapkan sistem yang memenuhi kebutuhan itu.Hal ini disebabkan olah masing-masing fungsi organisasi dan individu pengambil keputusan didalamnya berbeda dalam kebutuhan dan pemanfaatan informasi.Dengan teknologi yang ada dahulu, menyebabkan mahalnya sistem yang disesuaikan untuk tiap individu, namun dengan adanya perkembangan perengkat keras, perangkat lunak, dan tentunya metode sistem informasi membuka peluang bagi manajer untuk memiliki sistem yang sesuai dengan keputusan kritis yang harus diambil. Hal ini sangat penting terutama bagi manajer di bagian logistik yang secara langsung berhadapan dengan pasar yang selalu rentan terhadap perubahan

Memaksimalkan Fungsi IT dalam Manajemen Logistik/SCM

Dalam hal manufaktir, gudang adalah sebagai sarana untuk tempat penyimpanan barang guna menunjang operasional.Apakah itu oprasional produksi ataupun distribusi.Oleh karena itu, keberadaan gudang dianggap hanya sebagai suporting bagi manajemen.Lain halnya dengan bagian produksi yang selalu dipandang lebih penting dibanding dengan bagian gudang.Dalam hal investasi pun, manajemen lebih mengutamakan produksi dibanding bagian gudang.Karena manajemen menganggap bahwa produksi adalah bisnis utama dalam hal manufaktur.Padahal, jika bagian gudang memiliki manajemen pergudangan yang handal, maka hal ini akan memberikan kontribusi yang tidak sedikit bagi manajemen. Khususnya dalam hal IT.Selama ini, fungsi IT di bagian gudang, kebanyakan hanya memberikan informasi yang berhubungan dengan internal gudang, seperti posisi stock dan mutasi persediaan.Tetapi jika fungsi IT dalam manajemen pergudangan lebih dimaksimalkan, maka akan memberikan kontribusi besar bagi manajemen. Kontribusi tersebut diantaranya adalah :

1.      Mengetahui posisi penempatan barang yang dapat meminimalkan proses pencarian barang

2.      Mengetahui posisi barang baik, barang rusak ataupun barang yang masih perlu penanganan lebih lanjut

3.      Mengetahui posisi minimum stock yang dapat memberikan informasi bagi PPIC untuk ditindaklanjuti dengan pembelian

4.      Memberikan informasi terkait dengan sistem FIFO, LIFO ataupun sistem pengambilan barang yang ditentukan

5.      Sebagai dasar melakukan perencanaan pembelian

6.      Sebagai dasar menentukan perencanaan persediaan yang tepat, sehingga persediaan yang ada di gudang tidak berlebih dan tidak sampai kekurangan

7.      Sebagai dasar menentukan budget yang berhubungan dengan pembelian

Dari beberapa hal di atas, maka dengan memaksimalkan IT dalam manajemen pergudangan akan memberikan effisiensi bagi manajemen.Waktu yang dibutuhakn untuk menyelesaikan aktifitas proses order adalah inti dari customer service. Aktivitas yang berhubungan dengan persiapan, pengiriman, pencatatan, dan pengepakamn order menunjukkan 50-70-% dari total waktu proses order setiap industri. Oleh karena itu, apabila ingin menyediakan tingkat pelayanan konsumen yang tinggi, diperlukan pengelolaan yang baik, teratur dan jelas.

Sistem informasi logistik dapat dijelaskan dalam beberapa bagian fungsi dan operasional internalnya. Tujuan utama adalah berupaya mengumpulkan, memperkuat dan memanfaatkan data perusahaan sebagai dasar pengambilan keputusan tentang strategi yang akan digunakan serta memfasilitasi transaksi bisnis. Secara umum sistem informasi logistik melibatkan beberapa faktor, internal, eksternal, sistem manajemen gudang, dan sistem manajemen transportasi, antara lain sebagai berikut :

1.      Internal, faktor-faktor yang dimiliki dan pengambilan keputusannya dari dalam perusahaan itu sendiri. Misalnya, keputusan pengelolaan keuangan.akuntasi, bagaimana strategi pemasaran yang digunakan, bagaimana pengalokasian logistik barang-barangnya, proses produksi yang direncanakan, keputusan tentang strategi pembelian dan lainnya.

2.      Eksternal, adalah bagian-bagian di luar perusahaan yang turut mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Misalnya, selera dan keinginan konsumen, kemampuan dan daya beli konsumen, pemasok atau penyedia barang-barang yang dibutuhkan, dan yang terpenting adalah rekanan rantai pasokan.

3.      Sistem manajemen order atau Order Management System (OMS), mengatur kontak awal dengan konsumen pada saat pendataan dan penempatan produk sehingga ketersediaan barang terjamin. Kemudian memeriksa fasilitas kredit yang akan digunakan dan kemudian membuat faktur. Akhirnya, harus mengalokasikan produk untuk konsumen.

4.      Sistem manajemen gudang atau Warehouse Managemen System. Sistem manajemen gudang harus mengandung sistem manajemen order atau harus dipisahkan dengan sistem informasi logistik. Sistem manajemen gudang berhubungan dengan sistem manajemen order agar departemen penjualan mengetahui apa saja yang tersedia untuk dijual. Kegiatannya meliputi penetapan tingkat persediaan, pilihan order, pemilihan rute dan estimasi ketersediaan barang.

5.      Sistem manajemen transportasi. Sistem ini berfokus pada batasan-batasan di dalam dan di luar transportasi perusahaan sebagai bagian dari sistem informasi logistik. Sistem manajemen transportasi terdiri dari konsolidasi pengiriman, rute kendaraan, pemilihan alat transportasi, mengetahui dan mencatat jalan keluar jika mendapat komplain, mengikuti proses pengiriman, menghitung pembayaran tagihan dan mengaudit seluruh tagihan angkutan.

6.      Sistem pengoperasian internal merupakan keputusan yang diambil oleh manajer logistik tentang sistem operasi dari sistem informasi logistik yang digunakan., yang secara garis besar meliputi input, manajemen data base dan output. Input adalah pengolahan data yang akan menjadi bahan untuk pengambilan keputusan. Manajemen data base yaitu penyimpanan dan mengubah data menjadi informasi yang up to date. Output yaitu sebagai bagian terakhir dari sistem informasi.